Software werd, tot hiertoe, bijna uitsluitend ingezet om de gastervaring te verbeteren, maar daar komt verandering in. Automatisering vindt steeds meer de weg naar de back-of-house, waar het de druk op marges en personeel moet helpen verminderen.
Aan de achterkant zijn restaurants lang een digitale woestijn gebleven. Terwijl klanten hun bestelling met een app doorgaven en het zaalpersoneel via een tablet rechtstreeks in verbinding stond met een modern POS-systeem, liepen keukenmedewerkers zich in het zweet met een potlood achter het oor en een Excelletje in de hand.
Ondertussen liep het foodcostpercentage op en zijn het net zij, de medewerkers die daarover waken, die de sector, moegewerkt als ze zijn, de rug toekeerden.
Maar de tijden veranderen. Uit een recent onderzoek van Square (2022) blijkt dat 90% van de restaurants het ermee eens dat automatisering keukenpersoneel in staat stelt zich te concentreren op de belangrijke taken.
De pandemie versterkte dat inzicht. Het legde de zwakke plekken in het horecamodel pijnlijk bloot. Van de ene dag op de andere werden de zaken op scherp gesteld: de marges moeten omhoog om aan veerkracht te winnen, personeel is, en blijft, de hoeksteen en flexibiliteit is essentieel.
Terwijl de uitdagingen rond marges en personeel al langer bekend zijn, is flexibileit een nieuwer inzicht. De hele covidperiode, met daarbovenop de veranderende klantverwachtingen en nijpende supplychainproblemen, dwingen horecaondernemers om flexibeler te zijn in wat ze inkopen, hoe ze personeel inzetten en hun menu’s samenstellen.
Je kan niet elke dag hetzelfde doen als je bottomline alle kanten uitschiet. Je moet weten wat er aan de hand is en systemen hebben om de zaken te overzien.
Een horecazaak is vandaag dynamischer dan twee jaar geleden. Dat moet ook. Je kan niet elke dag hetzelfde doen, als je bottomline alle kanten uitschiet. Je moet weten wat er aan de hand is en systemen hebben om de zaken te overzien.
Gelukkige evolueerde de technologie mee. Wat enkele jaren terug nog onmogelijk was omwille van de complexiteit van keukenoperaties is vandaag vanzelfsprekend: keukensoftware helpt restaurants om de operationele en financiële uitdagingen aan te gaan. 95% van de respondenten in een onderzoek van Toast POS bevestigt dat technologie hen helpt om efficiënter te werken.
Angst voor de robot
Wie automatisatie zegt, denkt robots, maar die zullen niet meteen het grote verschil maken, tenzij voor de hele grote fastfoodketens. De echte meerwaarde van technologie situeert zich op het vlak van de slimme keuken. Software voor professionele keukens opent de deur voor grotere productiviteit, efficiëntie en winstgevendheid.
Slimme keukens zijn erop gericht om personeel en management te ondersteunen, niet om ze overbodig te maken. Het gaat niet over robots die de keuken runnen, maar over mensen die ‘s morgens hun tablet checken en meteen weten hoeveel zalm ze moeten bereiden. De software voert de ingewikkelde berekeningen uit, zodat medewerkers op de vloer, en in het hoofdkantoor, moeilijke beslissingen met vertrouwen kunnen nemen.
Slimmekeukensoftware automiseert tijdrovende (en foutgevoelige) back-office taken, zoals het updaten van gegevens of het berekenen van bestellingen. Hierdoor worden medewerkers ontlast en hebben ze meer tijd voor het echte werk.
Bovendien heeft het hoofdkantoor centraal toegang tot betrouwbare data om op te sturen. Belangrijke gegevens, zoals foodcost en menuperformance zitten niet meer verspreid in apps, email, Excel en andere tools, maar zijn terug te vinden in heldere dashboards die zichzelf updaten bij elke verandering.
Datagedreven organisaties hebben 23x meer kans hebben om klanten te werven, 6x meer kans om klanten te behouden en 19x meer kans om daardoor winstgevend te zijn.
Slimme keukens staan met andere woorden voor een slimmere manier van werken. Dit wordt overtuigend bevestigd door een onderzoek van McKinsey Global Institute. Het rapport uit 2020 stelt vast dat datagedreven organisaties 23 keer meer kans hebben om klanten te werven, 6 keer meer kans om klanten te behouden en 19 keer meer kans om daardoor winstgevend te zijn.
Datagedreven horeca
Grote ketens en restaurants die willen schalen, zullen in de nabije toekomst 100% datagedreven zijn. Dat staat vast. Al was het maar omdat horeca een van de weinige sectoren is waar dat nog niet het geval is en de digitale transformatie nog volop bezig is.
Maar we staan al ver. Het is nog moeilijk voor te stellen dat er 10 jaar geleden nog met pen en papier gewerkt werd. Dat zorgde voor fouten. Fouten die niet alleen de gastervaring hinderden, maar ook de rendabiliteit in gevaar brachten. Vaak zonder dat het meteen zichtbaar was. Beeld je in dat maanden na elkaar een iets te grote portie van een gerecht geserveerd wordt. Het zijn vermijdbare kosten die onverbiddelijk inhakken op de verwachte winstmarges.
Hetzelfde geldt voor verkeerde bestellingen. Wanneer in shiften gewerkt wordt, gebeurt het meer dan eens dat een bestelling tweemaal doorgestuurd wordt naar verschillende leveranciers. De ene werknemer weet niet altijd wat de andere al gedaan heeft. Dat is problematisch, want overbevoorrading is de doodsteek voor horecamarges. Degelijk voorraadbeheer essentieel is voor de rendabiliteit, maar het is bijzonder moeilijk om bij te houden wat er binnenkomt en buitengaat als je enkel een Excelsheet en een dikke map met facturen hebt om op terug te vallen.
In een digitaal aangestuurd bedrijf komen dat soort onregelmatigheden snel bovendrijven. The Avocado Show bijvoorbeeld houdt nauwlettend het verschil tussen theoretisch en werkelijke voorraad in de gaten. Op die manier kunnen ze snel ingrijpen als het mis dreigt te lopen.
De volgende stap
Slimmekeukensoftware wordt steeds slimmer. Machine learning zal de next-big-step zijn en de impact ervan even groot als die de iPhone en het internet destijds. Met andere woorden: alles zal veranderen.
Machine learning en AI maken het mogelijk om vooruit te kijken en te anticiperen op wat komen zal. Trends worden gespot voor ze doorbreken. Een nieuwe drank die aan populariteit wint, bijvoorbeeld. Gradueel zullen de bestellingen aangepast worden aan de vraag, zelfs vooraleer het barpersoneel of de chefs de verandering in de consumentenvoorkeur gedetecteerd hebben. Of eenvoudiger, het is onverwacht mooi weer en de leverancier brengt extra roomijs, want de voorraadsoftware had de avond voordien al op de extra vraag geanticipeerd en een tekort gesignaleerd. Verspilling of vermijdbare omzetverliezen worden bijna onmogelijk. Er breekt een nieuwe toekomst aan in operationele en financiële efficiëntie voor horeca.
Carl Jacobs, Co-founder & CEO Apicbase
Wat kan slimme keukensoftware?
Elk systeem is anders. Bovendien is er een onderscheid tussen ‘Internet Of Things’- toestellen, zoals slimme ovens en operationele software, zoals een F&B management systeem. In dit summiere overzicht focussen we op het laatste.
Receptbeheer
Consistentie is essentieel voor groeiende horecaondernemingen. Ze bouwen aan een merk. Op elke locatie moeten aanbod en service kwaliteitsvol en herkenbaar zijn. Moderne F&B management software is cloudbased. Medewerkers hebben via hun mobiele toestel toegang tot recepten en bereidingswijzen. De recepten worden centraal beheerd. Als de F&B manager of corporate chef een nieuw ingredient toevoegd dan zijn alle recepten en menu’s voor alle locaties geüpdatet, inclusief allergenen en nutritionele informatie.
Menu-ontwikkeling
Menu-engineering steunt op twee metingen: populariteit en winstgevenheid van menu-items. Slimme software brengt beide in relatie tot elkaar in een heldere matrix. Het menu-developmentteam ziet in een oogwenk welke gerechten ze moeten verwijderen, verbeteren of promoten. Virtuele restaurantmerken zijn hier meesters in en leunen sterk op deze technologie.
Voorraadbeheer & inkoop
Een van de meest vervelende, en tegelijkertijd winstbepalende, activiteiten in een restaurant zijn stocktellingen. Meer nog, wie regelmatig een stocktelling doet, kan de winst op jaarbasis met 24% verhogen. Wanneer POS- en voorraadbeheersysteem geïntegreerd zijn in een F&B management tool voor keukens dan gebeurt de telling automatisch. Het voordeel is dat er bij het bestellen niet meer geteld hoeft te worden. De te bestellen hoeveelheden staan klaar en worden met een druk op de knop naar de juiste leverancier gestuurd. Fouten maken is nu veel moeilijker.
Foodwaste
Verspilling is een van de belangrijkste uitdagingen in foodservice. De cijfers spreken voor zich. Niet alleen is het een ecologische ramp, ook de rendabiliteit wordt een kopje kleiner gemaakt. Rabobank rekende voor dat er 582 miljoen euro te rapen valt voor de Nederlandse horeca als voedselverspilling significant gereduceerd wordt. Software speelt daarbij een cruciale rol. ‘What gets measured, gets managed’, wist Richard Ungaro, Head of Expansion bij Starbucks jaren geleden al. Als je weet waar het misloopt dan pas kan je er iets aan doen.
Voedselveiligheid
De regelgeving op vlak van voedselveiligheid wordt strenger. Terecht, maar het betekent ook dat de administratieve last groter wordt. Moderne F&B-software maakt het mogelijk om individuele taken aan te maken en de uitvoering op te volgen. In geval van een inspectie zit de gevraagde HACCP-documentatie reeds klaar in het systeem.
Integraties
Digitalisatie draagt ook een gevaar in zich en dat is de creatie van data-eilandjes. Wanneer elke afdeling eigen software implementeert zitten de gegevens opgesloten in die tools. Die zogenaamde datasilo’s remmen de groei af. Ze hinderen de diepgravende inzichten die nodig zijn om efficiënt te schalen. De betere F&B management software, maar ook POS en andere tools, hebben robuste API’s die het mogelijk maken om relevante data eenvoudig te delen met andere systemen.
Blijf je graag op de hoogte?
Eén keer per week het actuele en relevante cafénieuws in je mailbox? Schrijf je hier in voor onze digitale nieuwsbrief en blijf op de hoogte.
