Slim Inkopen: Kassadata wijzen de weg

22 september 2017 | José Mast

Goed inkopen is een kwestie van de juiste gegevens paraat hebben én van fingerspitzengefühl. Een geautomatiseerd systeem kan helpen, maar dat is nog wat anders dan inkopen op de automatische piloot. Met de gegevens uit de kassa en aandacht voor de omloopsnelheid komt de kleine caféondernemer ook een heel eind. 

DOWNLOAD GRATIS DE NIEUWSTE EDITIE VAN DE CAFÉKRANT

Horeca-automatisering neemt een grote vlucht. Geen wonder, want er is een schat aan gegevens uit te halen. Door de verkopen in het verleden te koppelen aan bijvoorbeeld weersomstandigheden, kun je beter voorspellen wat de verkopen van vandaag zullen worden en wat je de komende week aan voorraad nodig hebt. Het kassasysteem is hierbij een handig hulpmiddel, maar wie wil kan nog veel meer automatiseren, ook voorraadbeheer en personeelsplanning.

Uit de praktijk: Burgers’ Zoo
Tot een jaar of drie geleden deden de horecamanagers van Burgers’ Zoo veel op gevoel. Als het gisteren druk was, lieten ze ook voor vandaag een grote hoeveelheid broodjes klaarmaken. Soms was dat precies genoeg, veel vaker was het te weinig of te veel. De afgelopen jaren heeft het dierenpark verbluffende resultaten behaald met een geautomatiseerd systeem. Ze voerden vijf jaar horecahistorie van het dierenpark in de computer in, zoals de verkoopaantallen van alle producten, bezoekersaantallen etc. Het systeem koppelt daaraan de weersomstandigheden, vrije dagen en vakanties in Nederland en Duitsland. Vervolgens voorspelt het systeem iedere dag hoeveel broodjes, ijsjes, cola en gebak er nodig waren. General manager horeca Addie Roelofsen: “Die voorspelling klopt bijna altijd. Het verschil met de werkelijkheid is nooit groter dan 10 procent. Het voordeel voor ons is dat we precies weten hoeveel verse producten we vooraf kunnen klaarmaken, zonder het risico te lopen dat we een groot deel moeten weggooien.”

Het systeem voorspelt niet alleen de verkopen, maar ook het aantal benodigde personeelsleden. Al met al zijn de besparingen enorm. Roelofsen: “Ik praat niet over harde euro’s, maar ik kan wel zeggen dat het ons tonnen heeft gescheeld. Vooral aan personeelskosten, maar ook aan voorraadbeheer, waste en inkoop. Alles wat je in huis hebt, moet je betalen. Dat is dode voorraad. Daarom zijn wij van 45 naar 10 leveranciers teruggegaan. Bovendien moet een leverancier voorraadhoudend zijn, waardoor we nog maar een kwart van de magazijnruimte nodig hebben.”

Inkooplessen

Tot zover de praktijk in het dierenpark. Maar wat heeft dat te maken met de inkoop van een doorsnee café? Uit het voorbeeld van Burgers’ Zoo zijn de volgende lessen te trekken.

Combineer gevoel met een cijfermatige onderbouwing. Als je het druk hebt, lijkt het alsof je van alles méér verkoopt. Maar komt dat omdat er daadwerkelijk meer wordt besteld of omdat er een personeelslid minder is? De kassa is een goed hulpmiddel om het bewijs te leveren in harde verkoopcijfers.
Ga op gezette tijden met een kladblokje de kelder in om de voorraad in ogenschouw te nemen. Dat geeft meer en andere informatie dan de voorraad in de computer. Wat zijn de winkeldochters, waarop het stof zich ophoopt? Welke schappen zijn altijd leeg, welke dozen gehaast opengerukt? Ook bij Burgers’ Zoo houdt een magazijnmeester op die manier wekelijks de vinger aan de pols.
Ken de omloopsnelheid van de producten. Drie schapjes icetea in de koelkast is niet efficiënt als icetea geen hardloper is. Te veel citroenen vooraf snijden, leidt tot kwaliteitsverlies of weggooien. Denk ook aan verse munt en cocktailgarneringen: hou er geen grotere voorraad van aan dan nodig is. 

Feeling voor foefjes
Inmiddels gebruikt Burgers’ Zoo het bejubelde, maar tevens kostbare systeem niet meer. Roelofsen: “We hebben inmiddels zoveel feeling gekregen voor de pieken en dalen, dat we nu zelf kunnen inschatten wat we nodig hebben op een dag. Als het morgen ongeveer hetzelfde weer wordt als vandaag, dan weten we dat de verkopen ongeveer op dat niveau zullen liggen. Ook weten we dat we op bepaalde dagen van de week nu eenmaal meer verkopen dan op andere. Dat zijn foefjes waarmee we tegenwoordig dagelijks rekening houden.” 

Schrijf gratis in voor de nieuwsbrief

Ontvang wekelijks de nieuwsbrief!

Overig nieuws

Opening Internationaal
Deus Ex Machina brengt uniek retail- en restaurantconcept naar Nederland

Deus Ex Machina is meer dan alleen een merk. Het brengt een lifestyle voor alle riders, bikers, creatieven, foodfanaten en artistiekelingen tot leven. Met hun recent geopende ‘tempel’ genaamd The Wat of Why aan de Amsterdamse Herengracht start ook in de lage landen de jacht naar plezier....

Bier Rotterdam
Stadshaven Brouwerij Rotterdam opent eind 2020

Stedelijke herontwikkeling in Merwe-Vierhavens (M4H Rotterdam) maakt de komst van Stadshaven Brouwerij Rotterdam met restaurant mogelijk. De brouwerij wordt gerealiseerd in een voormalige havenloods aan de Merwehaven. De horeca op locatie wordt geëxploiteerd door de Bierfabriek. Gemeente Rot...

Koffie & thee Achtergronden
Het Grote Koffiebar Onderzoek: zo drinkt Nederland koffie in een koffiebar

Specialty coffee is in de afgelopen jaren steeds populairder geworden in Nederland. Uit onderzoek van Koffietje.nl blijkt dat ongeveer de helft van de koffiedrinkers één of meerdere keren per week een koffiebar bezoekt. Per bezoek bestellen we gemiddeld 2 drankjes, met een sterke voor...

Bier
Horecaconcern IQ Creative stapt over op Bud

IQ Creative, een van de belangrijkste spelers in de Amsterdamse horeca, maakt vandaag bekend te kiezen voor Bierbrouwerij AB InBev. Het bedrijf van Bert van der Leden en ’s werelds grootste brouwer zijn al sinds de introductie van Bud in Nederland in gesprek. De samenwerking wordt vandaag door...

Ondernemen
Mis geen extra omzet: download de HorecaMarketingKalender

Hij is er weer! Je kunt de HorecaMarketingKalender 2020 nu gratis downloaden via deze link! De HorecaMarketingKalender is hét overzicht van feestdagen, vakanties en evenementen in Nederland en omgeving. Heb je je ooit weleens afgevraagd wat al die Duitsers ineens in je zaak deden? Dat kwam...

Interview
Maggie Blue: All-day (and night) concept in Alphen aan den Rijn [video]

Van lunch tot dj’s en livemuziek op de vrijdag- en zaterdagavonden: Maggie Blue in Alphen aan den Rijn heeft het allemaal. Sinds 24 juli 2017 zijn de deuren van Maggie Blue geopend. Sindsdien hebben ze erg veel gedaan om uniek te zijn, maar ook aanspreekbaar en inspirerend voor gasten. Mike, (...

Meer nieuws

Schrijf gratis in voor de nieuwsbrief

Ontvang wekelijks de nieuwsbrief!

Lees Nu
Horeca & Recht
Nieuwsbrief ontvangen

Copyright 2020 - Uitgeverij PS

Uitgave door: