P&F: Vergoedingen en de WKR (3/6)

28 januari 2013 |
P&F: Vergoedingen en de WKR (3/6)<

De werkkostenregeling, oftewel de WKR genaamd, bestaat inmiddels alweer bijna twee jaar. Hoe zit het ook alweer met de WKR? Over verplichte deelname, vergoedingen en vrijstellingen.

Van vrijwillig naar verplicht
In de jaren 2011, 2012 en 2013 is deelnemen aan de WKR nog een vrije keuze, maar deze regeling vervangt per 1 januari 2014 het huidige systeem van vergoedingen en verstrekkingen in de loonbelasting. Het uitgangspunt van de wetgever is dat alles loon is, met daarbij een aantal uitzonderingen. Voor het restant krijgt de werkgever een vrije ruimte die hij naar eigen inzicht mag besteden aan vergoedingen en verstrekkingen. Deze vrije ruimte bedraagt in 2013 1,5 procent van de loonsom. Bij overschrijding van deze vrije ruimte is de werkgever een eindheffing van 80 procent verschuldigd over het meerdere.

Vier kostencategorieën
Belangrijk bij de voorbereiding naar de inwerkingtreding van de WKR is dat in beeld wordt gebracht onder welke categorie bepaalde kosten vallen. Er zijn immers in het systeem van de WKR vier categorieën te onderscheiden, te weten:

• Kosten die gericht zijn vrijgesteld (reiskostenvergoeding, studiekostendeclaratie, of de vergoeding van bestelde pizza’s in geval van overwerk);
• Verstrekkingen die op nihil worden gewaardeerd en daardoor ook geen effect hebben op de vrije ruimte; een belangrijk voorbeeld is de ter beschikking gestelde mobiele telefoon of verstrekte werkkleding;
• Intermediaire kosten; een voorbeeld dat veel voorkomt is de declaratie van een benzinebon van een leaserijder of de kosten van een fles wijn voor een zakelijke relatie. De vergoedingen worden niet als loon gezien en hebben dus ook geen effect op de vrije ruimte;
• Loon dat op de loonstrook wordt belast (zoals een bovenmatige kilometervergoeding); gaat uiteraard ook niet ten koste van de vrije ruimte.

Grof gezegd (met een aantal uitzonderingen daargelaten), worden kosten die niet aan de hierboven genoemde categorieën kunnen worden toegerekend, in beginsel toegerekend aan de vrije ruimte.

Overgang aanpakken
Hoe pakt u de overgang naar de WKR nu aan? Allereerst zal een inventarisatie moeten plaatsvinden van alle kosten die onder de vrije ruimte van de werkkostenregeling vallen. Bij deze inventarisatie moet niet alleen naar de looncomponenten worden gekeken die nu via de loonadministratie worden verwerkt, maar ook dient u te kijken naar alle inkomende facturen in uw administratie. En daarbij gaat het niet alleen om vergoedingen in geld, maar ook om loon in natura (zoals een personeelsfeest).

Extra ruimte?
Wanneer de inventarisatie is afgerond kan bepaald worden welke kosten in de huidige situatie onder de WKR vallen. Vervolgens kan op basis van de loonsom bepaald worden of er nog extra ruimte beschikbaar is of dat de onderneming over de grens van 1,5 procent van de loonsom heen gaat.

Anders labelen
Bij overschrijding van de grens kan bekeken worden of er nog maatregelen genomen kunnen worden om de kosten anders te gaan labelen, zodat ze niet onder de WKR vallen. Bijvoorbeeld het afsluiten van een telefoonabonnement voor de medewerkers in plaats van het declareren van telefoonkosten.
Wanneer uit de inventarisatie blijkt dat er nog ruimte beschikbaar is dan kan dit bijvoorbeeld benut worden om bepaalde werknemers, of mogelijk u zelf als directeur grootaandeelhouder, een netto onbelaste vergoeding te verstrekken.

Vrije ruimte 'uitkeren'
Stel u heeft zestien werknemers in dienst en u heeft een loonsom van € 400.000,- per jaar. Op grond hiervan heeft u een vrije ruimte van € 6.000,- per jaar. Zoals hierboven beschreven valt de fiscale werkkleding van u en uw personeel niet in de vrije ruimte. In de horeca CAO zijn geen overige vergoedingen opgenomen die onder de vrije ruimte vallen. Stel u organiseert tweemaal per jaar een personeelsuitje en de kosten van deze uitjes bedragen samen € 3.200,-. Op basis hiervan heeft u dus nog een vrije ruimte van € 2.800,- die u onbelast aan uw personeel of u zelf kunt verstrekken!
Tot slot nog een aantal veel voorkomende zaken die straks in de vrije ruimte gaan vallen (en waar u zich bewust van moet zijn) Ik noem bijvoorbeeld het fietsplan, de kerstpakketten en de bedrijfsfitness.

Tijd genoeg?
Wellicht denkt U: 'Oh, 1 januari 2014. Ik heb nog tijd genoeg... Dit is een mooi administratief projectje voor de herfstmaanden'. Fout! Dan kan ik u bij deze vertellen dat u dan te laat bent. In ieder geval bent u dan te laat om hier nog op te kunnen anticiperen.

Voorkom verrassingen
Ik wil u daarom bij deze adviseren om samen met uw adviseur een inventarisatie met bijbehorend stappenplan voor implementatie te maken, zodat u bij het afsteken van de vuurpijlen op 31 december 2013 zonder onaangename verrassingen het jaar 2014, het jaar van verplichte invoering van de WKR, kunt inluiden.

"Robert van de Rest" Mazars Accountants en Belastingadviseurs (088) 277 21 00

Schrijf gratis in voor de nieuwsbrief

Ontvang wekelijks de nieuwsbrief!

Overig nieuws

Amsterdam Café
Nedstede koopt vastgoed en exploitatie café De Vergulde Gaper in de Jordaan

Nedstede heeft het vastgoed en de exploitatie van café De Vergulde Gaper gekocht. Het beroemde café ligt middenin de Jordaan, aan de Prinsenstraat 30, op de hoek van de Prinsengracht. De Vergulde Gaper is geliefd onder zowel Amsterdamse locals als toeristen, niet alleen vanwege zijn...

Tech Coronacrisis
Horecaplatform Nocto biedt oplossing voor de anderhalvemetersamenleving

De horeca behoort tot één van de industrieën die zwaar getroffen is door COVID-19. Na 81 dagen gesloten te zijn geweest, mocht de horeca 1 juni weer open. Verschillende regels moeten dan wel worden nageleefd. Terwijl ongeduldig wordt gewacht op versoepelingen, komt Rotterdamse sta...

KHN Coronacrisis
Clubs & Nightlife bedrijven pleiten voor heropening per 1 augustus

De versoepelingen die vanaf vandaag ingaan, bieden voor veel sectoren weer enige ruimte om te ondernemen, maar voor de Clubs & Nightlife bedrijven is er nog steeds geen perspectief; zij moeten tot tenminste 1 september de deuren gesloten houden. Dit is niet langer uit te leggen. In Den Haag word...

Wet- en regelgeving Coronacrisis
Bezorgen van drankpakketten door horeca mag niet meer

Vanaf woensdag 1 juli mogen horecaondernemers in de Veiligheidsregio Gelderland-Zuid geen drankpakketten, met daarin licht alcoholische dranken, meer bezorgen, zo lezen we op de website van De Gelderlander. Tijdens het hoogtepunt van de coronacrisis werd er voor de horeca een uitzondering gemaakt, m...

Drinks Achtergronden
Nederlanders drinken steeds vaker caloriearme frisdranken

Uit de jaarlijkse monitoringscijfers van de Nederlandse vereniging Frisdranken, Waters, Sappen (FWS) blijkt dat frisdrankproducenten voorlopen op de afspraken uit het Nationaal Preventieakkoord. Staatssecretaris Paul Blokhuis meldde vorige week in een brief aan de Tweede Kamer dat de industrie al in...

Economie Coronacrisis
Horeca positief over omzetverwachting, vooral logiesverstrekkers positief gestemd

In juni waren er voor de tweede maand op rij minder ondernemers in de op consumenten gerichte branches pessimistisch over de verwachte omzet, personeelssterkte en het economisch klimaat dan een maand eerder. Na het afkondigen van ingrijpende maatregelen tegen het coronavirus, werd in april per saldo...

Meer nieuws

Schrijf gratis in voor de nieuwsbrief

Ontvang wekelijks de nieuwsbrief!

Lees Nu
Horeca & Recht
Nieuwsbrief ontvangen

Copyright 2020 - Uitgeverij PS

Uitgave door: