P&F: Vergoedingen en de WKR (3/6)

28 januari 2013 |
P&F: Vergoedingen en de WKR (3/6)<

De werkkostenregeling, oftewel de WKR genaamd, bestaat inmiddels alweer bijna twee jaar. Hoe zit het ook alweer met de WKR? Over verplichte deelname, vergoedingen en vrijstellingen.

Van vrijwillig naar verplicht
In de jaren 2011, 2012 en 2013 is deelnemen aan de WKR nog een vrije keuze, maar deze regeling vervangt per 1 januari 2014 het huidige systeem van vergoedingen en verstrekkingen in de loonbelasting. Het uitgangspunt van de wetgever is dat alles loon is, met daarbij een aantal uitzonderingen. Voor het restant krijgt de werkgever een vrije ruimte die hij naar eigen inzicht mag besteden aan vergoedingen en verstrekkingen. Deze vrije ruimte bedraagt in 2013 1,5 procent van de loonsom. Bij overschrijding van deze vrije ruimte is de werkgever een eindheffing van 80 procent verschuldigd over het meerdere.

Vier kostencategorieën
Belangrijk bij de voorbereiding naar de inwerkingtreding van de WKR is dat in beeld wordt gebracht onder welke categorie bepaalde kosten vallen. Er zijn immers in het systeem van de WKR vier categorieën te onderscheiden, te weten:

• Kosten die gericht zijn vrijgesteld (reiskostenvergoeding, studiekostendeclaratie, of de vergoeding van bestelde pizza’s in geval van overwerk);
• Verstrekkingen die op nihil worden gewaardeerd en daardoor ook geen effect hebben op de vrije ruimte; een belangrijk voorbeeld is de ter beschikking gestelde mobiele telefoon of verstrekte werkkleding;
• Intermediaire kosten; een voorbeeld dat veel voorkomt is de declaratie van een benzinebon van een leaserijder of de kosten van een fles wijn voor een zakelijke relatie. De vergoedingen worden niet als loon gezien en hebben dus ook geen effect op de vrije ruimte;
• Loon dat op de loonstrook wordt belast (zoals een bovenmatige kilometervergoeding); gaat uiteraard ook niet ten koste van de vrije ruimte.

Grof gezegd (met een aantal uitzonderingen daargelaten), worden kosten die niet aan de hierboven genoemde categorieën kunnen worden toegerekend, in beginsel toegerekend aan de vrije ruimte.

Overgang aanpakken
Hoe pakt u de overgang naar de WKR nu aan? Allereerst zal een inventarisatie moeten plaatsvinden van alle kosten die onder de vrije ruimte van de werkkostenregeling vallen. Bij deze inventarisatie moet niet alleen naar de looncomponenten worden gekeken die nu via de loonadministratie worden verwerkt, maar ook dient u te kijken naar alle inkomende facturen in uw administratie. En daarbij gaat het niet alleen om vergoedingen in geld, maar ook om loon in natura (zoals een personeelsfeest).

Extra ruimte?
Wanneer de inventarisatie is afgerond kan bepaald worden welke kosten in de huidige situatie onder de WKR vallen. Vervolgens kan op basis van de loonsom bepaald worden of er nog extra ruimte beschikbaar is of dat de onderneming over de grens van 1,5 procent van de loonsom heen gaat.

Anders labelen
Bij overschrijding van de grens kan bekeken worden of er nog maatregelen genomen kunnen worden om de kosten anders te gaan labelen, zodat ze niet onder de WKR vallen. Bijvoorbeeld het afsluiten van een telefoonabonnement voor de medewerkers in plaats van het declareren van telefoonkosten.
Wanneer uit de inventarisatie blijkt dat er nog ruimte beschikbaar is dan kan dit bijvoorbeeld benut worden om bepaalde werknemers, of mogelijk u zelf als directeur grootaandeelhouder, een netto onbelaste vergoeding te verstrekken.

Vrije ruimte 'uitkeren'
Stel u heeft zestien werknemers in dienst en u heeft een loonsom van € 400.000,- per jaar. Op grond hiervan heeft u een vrije ruimte van € 6.000,- per jaar. Zoals hierboven beschreven valt de fiscale werkkleding van u en uw personeel niet in de vrije ruimte. In de horeca CAO zijn geen overige vergoedingen opgenomen die onder de vrije ruimte vallen. Stel u organiseert tweemaal per jaar een personeelsuitje en de kosten van deze uitjes bedragen samen € 3.200,-. Op basis hiervan heeft u dus nog een vrije ruimte van € 2.800,- die u onbelast aan uw personeel of u zelf kunt verstrekken!
Tot slot nog een aantal veel voorkomende zaken die straks in de vrije ruimte gaan vallen (en waar u zich bewust van moet zijn) Ik noem bijvoorbeeld het fietsplan, de kerstpakketten en de bedrijfsfitness.

Tijd genoeg?
Wellicht denkt U: 'Oh, 1 januari 2014. Ik heb nog tijd genoeg... Dit is een mooi administratief projectje voor de herfstmaanden'. Fout! Dan kan ik u bij deze vertellen dat u dan te laat bent. In ieder geval bent u dan te laat om hier nog op te kunnen anticiperen.

Voorkom verrassingen
Ik wil u daarom bij deze adviseren om samen met uw adviseur een inventarisatie met bijbehorend stappenplan voor implementatie te maken, zodat u bij het afsteken van de vuurpijlen op 31 december 2013 zonder onaangename verrassingen het jaar 2014, het jaar van verplichte invoering van de WKR, kunt inluiden.

"Robert van de Rest" Mazars Accountants en Belastingadviseurs (088) 277 21 00

Schrijf gratis in voor de nieuwsbrief

Ontvang wekelijks de nieuwsbrief!

Overig nieuws

Opening Rotterdam
Nieuwe Rotterdamse hotspot Williams Canteen biedt gast all day concept

Sinds vorige week heeft het Witte de With kwartier in Rotterdam er met Williams Canteen een uitstekende publiekstrekker bij. Dit all day concept van Kim Riekwel, Jamil Sancha en zijn vrouw Stefanie - bekend van Supermercado - biedt niet alleen een uitstekende dinerkaart met culinaire hoogstandjes en...

Amsterdam Opening
Michiel van der Eerde opent Bar BAUT op permanente plek

Op 13 januari 2020 opent Michiel van der Eerde permanent 'Bar BAUT' aan de stadionweg in Amsterdam Zuid. Ruim 7 jaar geleden maakte Michiel van der Eerde naam als pop-up goeroe van Amsterdam. Na zes succesvolle rondreizende edities is het tijd voor een nieuwe dimensie binnen het horeca conce...

Bier Achtergronden
Koninklijke Grolsch stimuleert verantwoord alcoholgebruik

?Koninklijke Grolsch gaat al haar klanten met een focus op sport- en studentenverenigingen én evenementen helpen om een gezonder alcoholbeleid te voeren. Barvrijwilligers kunnen sinds deze maand via de Enschedese brouwer een face-to-face Instructie Verantwoord Alcohol schenken (IVA) training ...

Columns Blog
Hoe makkelijk maak je het de gast om voor jou te kiezen?

Heb je je weleens afgevraagd waarom gasten überhaupt bij je reserveren of binnenstappen? Het kan niet zijn omdat je de enige plek bent waar ze wat kunnen eten of drinken. Zoals heel vroeger toen je als reiziger blij was dat je een dak boven je hoofd had en een warme maaltijd kreeg. De 'herb...

Wet- en regelgeving Horeca & Recht
Een groter terras op een warme dag? Soms mag het!

De herfst is inmiddels in volle gang, de winter is in zicht en zelfs de jaarwisseling laat niet lang meer op zich wachten. De zomer lijkt alweer lang geleden. Dat betekent niet dat we niet kunnen terugblikken. Graag zelfs! De afgelopen zomer kende de warmste dagen ooit gemeten. Ook de terrassen prof...

Amsterdam Opening
Pop-up lunchcafé volledig gerund door vrouwen met vluchtelingenachtergrond

A Beautiful Mess opent op donderdag 12 december een pop-up lunchcafé in het 17-eeuwse Cromhouthuis aan de Herengracht in Amsterdam. Vrouwen tussen de 35 en 65 jaar met een vluchtelingenachtergrond gaan de nieuwe locatie volledig runnen. Ook het menu is door de vrouwen ontwikkeld en geïns...

Meer nieuws

Schrijf gratis in voor de nieuwsbrief

Ontvang wekelijks de nieuwsbrief!

Lees Nu
Horeca & Recht
Nieuwsbrief ontvangen

Copyright 2019 - Uitgeverij PS

Uitgave door: