7 redenen waarom uw administratie digitaal moet

1 december 2020 | Remco van der Veeke en Mr. Drs. Martin Klomp

Digitaliseren is de afgelopen jaren een enorme trend. Alles moet tegenwoordig online en in de cloud. Daarnaast streven veel bedrijven naar een clean desk of een paperless office. Maar wat is er eigenlijk mis met een papieren administratie?

Veel ondernemers werken nog met mappen. Inkomende facturen in de ene, uitgaande in de andere map. Elk jaar gaan de mappen naar de boekhouder of accountant voor de jaarstukken en belastingaangiftes. Dat werkt op zich prima, maar u doet zichzelf wel tekort, want de financiële administratie kan sneller, beter en makkelijker!

7 redenen om nú digitaal te gaan werken

Raak niets meer kwijt

Minder kans op fouten

Minder fysieke opslagruimte

Meer financieel inzicht en altijd toegankelijk

Minder tijd en kosten voor uw boekhouder of accountant

Krijg sneller betaald

Beter voor het milieu

1.    Raak niets meer kwijt

Bonnetjes kwijtraken, het overkomt iedereen wel eens. In een digitale administratie vindt u onmiddellijk wat u zoekt. Het is wel handig om alle inkomende facturen meteen te scannen en in te lezen. Dan heeft u alle gegevens gelijk digitaal.

2.    Minder kans op fouten

Wanneer u al uw financiële gegevens digitaal heeft, maakt u niet meer zo snel een vergissing bij het overtikken van een naam of rekeningnummer. Indien u uw administratie bijhoudt met een boekhoudprogramma, zijn veel gegevens automatisch opgeslagen. Hierdoor verkleint de kans op menselijke fouten.

3.    Minder fysieke opslagruimte

U kunt de archiefkasten met mappen gedag zeggen. De financiële administratie staat gewoon in de cloud. Daar kunt u het onmogelijk kwijtraken of verliezen door brand. De documenten staan veilig online. Het enige wat u hoeft te doen, is voor een goede beveiliging te zorgen, bijvoorbeeld door middel van sterke wachtwoorden en tweestapverificatie. Het wordt ook veel makkelijker om uw administratie lang genoeg te bewaren: het kost u immers geen fysieke opslagruimte.

4.    Meer financieel inzicht en altijd toegankelijk

Als de financiële administratie digitaal is, ziet u altijd in één overzicht hoeveel geld er binnenkomt en er uitgaat. U kunt uw bedrijf dan ook sneller bijsturen als het de verkeerde kant op dreigt te gaan.

In een digitale administratie die in de cloud hangt, kunt u altijd bij. U kunt er ook tegelijk met anderen in werken én real-time zien wat zij doen. Ook is het handig als u even iets wilt opzoeken en op een andere locatie bent. Dankzij internet heeft u uw financiële administratie altijd bij u.

5.    Minder tijd en kosten voor uw boekhouder of accountant

U kunt verschillende bedrijfsprogramma’s koppelen wanneer u digitaal werkt. Denk bijvoorbeeld aan voorraadbeheer, gekoppeld aan bestellingen en het kassasysteem. Het geeft veel meer overzicht in uw bedrijf.

Uw boekhouder of accountant is minder tijd kwijt aan het doorspitten van de financiële administratie en het opstellen van jaarrekeningen en belastingaangiftes.

Vooral als u hetzelfde online boekhoudprogramma gebruikt, gaat dit een stuk efficiënter. Dit betekent dat uw boekhouder of accountant meer tijd heeft om u van advies te voorzien, voor hetzelfde geld.

6.    Krijg sneller betaald

Als u uw facturen digitaliseert, kunt u uw klanten de mogelijkheid bieden meteen te betalen met iDeal. Daardoor zullen veel van uw klanten rekeningen meteen voldoen. U heeft ook beter overzicht over wanneer betalingstermijnen verstrijken, u weet meteen wanneer u een herinnering kunt sturen, dit kan zelfs automatisch. Uit ervaring blijkt dat daardoor uw rekeningen sneller worden voldaan.

7.    Beter voor het milieu

Uw administratieproces digitaliseren scheelt op de lange termijn een flinke hoeveelheid papier. Dat is goed voor het milieu, en u heeft minder kosten aan papier, printen, enveloppen en postzegels. Win-win. En vergeet niet: klanten vinden het steeds belangrijker dat u maatschappelijk verantwoord onderneemt.

Tip 1) Let wel met welke host u in zee gaat, in het kader van de privacy wetgeving kan het grote gevolgen hebben of uw gegevens binnen of buiten Europa zijn opgeslagen.

Tip 2) Ga na of uw host zorgt voor de beveiliging en back-up procedures of regel het zelf.

Dit artikel maakt onderdeel uit van de themamaand Digitaal Ondernemen. Meer artikelen lees je via deze link.

Over de auteurs: Remco van der Veeke en Mr. Drs. Martin Klomp zijn werkzaam bij Lentink De Jonge accountants & adviseurs.

Download hier gratis de whitepaper 'De 7 meestvoorkomende BTW fouten in de horeca + 3 tips om het te voorkomen'

Schrijf gratis in voor de nieuwsbrief

Ontvang wekelijks de nieuwsbrief!

Overig nieuws

Columns
Column: licht aan het einde van de tunnel…

Het lijkt het nieuwe mantra te zijn van Mark en Hugo, maar volgens mij hebben we nog heel veel bochten te nemen voordat we het licht aan het verre einde kunnen zien. Tot nu toe ga ik nog op de tast door het leven en duurt het heel lang voordat we ‘we zijn er bijna’ mogen zingen. De du ...

Achtergronden Gastronomie
Horecaondernemer Han Ji over de horecatrends in 2021

2020 was voor horecaondernemers een onstuimig jaar, om het zacht uit te drukken. De komst van het coronavirus zorgde ervoor dat de horeca meerdere malen de deuren moest sluiten, ondernemers inkomsten misliepen, en creativiteit en support van de (lokale) consument een must was om te overleven. Wat st ...

Drinks Corona
2020 was ook voor bierbrouwers een rampjaar

De bierverkoop is in Nederland in 2020 met 14% gedaald ten opzichte van 2019. In de horeca en evenementenbranche was de daling zelfs ruim 58%. Dit is uiteraard het gevolg van de COVID-19-maatregelen. Sinds het (opnieuw) sluiten van de horeca in oktober zien we dat de verkoop van bier daar met 89% is ...

Wet- en regelgeving Corona
NOW 3: helft toekenningen naar horeca en detailhandel

UWV heeft in totaal ruim 77.000 aanvragen toegekend voor de derde periode van de Tijdelijke Noodmaatregel Overbrugging Werkgelegenheid (NOW). Deze werkgevers hebben samen zo’n 1,3 miljoen mensen in dienst. Inmiddels heeft UWV 1,7 miljard euro aan voorschotten overgemaakt aan deze werkgevers. D ...

Wet- en regelgeving Corona
Horeca zeker tot 9 februari gesloten, hotels wel open

De horeca blijft nog zeker tot 9 februari gesloten, hotels mogen wel 'gewoon' open blijven. Dat maakte premier Mark Rutte zojuist bekend tijdens de persconferentie. Hotels mogen naast zakelijke gasten, ook recreatieve gasten ontvangen. Eerder meldde De Telegraaf dat hotels de dupe zouden ...

Columns Ondernemen
Column Monique van Gevelt: Bivakkeren in onze eigen bubbel

‘The Future is private’ was een uitspraak van de Facebook-eindbaas Mark Zuckerberg in 2019. Achteraf gezien een waarheid als een koe als je het mij vraagt. Want al bijna een jaar is ons privédomein ons enige leefgebied. En vooral in deze winterse lockdown verkeren wij enkel in hui ...

Meer nieuws

Schrijf gratis in voor de nieuwsbrief

Ontvang wekelijks de nieuwsbrief!

Nieuwsbrief ontvangen

Copyright 2021 - Uitgeverij PS

Uitgave door: