Slim! Boekhouden: Het grootboek als gids voor de ondernemer

11 april 2017 | Redactie

Boekhouden moet van de fiscus, maar levert ook verrassend veel cruciale informatie op voor de ondernemer. Het loont de moeite om tijd en aandacht te investeren in de keuze van een goed systeem. Een slimme boekhouding voldoet aan de wettelijke eisen, kost weinig tijd en helpt je onderneming naar een volgend level.

DOWNLOAD HIER GRATIS DE LAATSTE EDITIE VAN DE CAFÉKRANT

Beginnende ondernemers staan voor de keuze of ze hun boekhouding zelf doen of uitbesteden. Volledig zelf doen is voor de meeste horecaondernemers niet weggelegd, maar zelf de mutaties verwerken is wel aan te raden. Niet alleen om te weten wat er gebeurt in de onderneming, maar ook omdat het goedkoper is om bepaalde taken zelf te doen, zoals facturen invoeren en betalen en bankmutaties bijhouden. Wie deze gegevens zelf door de handen laat gaat, heeft meer feeling van wat er omgaat in de onderneming. 

Kleine bedrijven beginnen vaak met spreadsheets, waarvoor de boekhouder het stramien aanlevert. Deze hebben een belangrijke functie. Ze geven een helder overzicht en bieden bovendien de mogelijkheid om per periode bepaalde gegevens boven water te halen, zoals de ontvangen en betaalde BTW, de verschillende kostenposten en de resultaten. 

Werken met software
Hoewel boekhouden met spreadsheets makkelijk is aan te leren, kost het toch meestal meer tijd dan een ondernemer lief is. Een (online) boekhoudpakket biedt meer gemak. Afhankelijk van het systeem dat je kiest, kun je hierin bijvoorbeeld facturen en bonnen inscannen en automatisch laten lezen, zodat je de boeking zelf niet meer hoeft in te vullen, maar alleen hoeft te controleren. Bankgegevens kunnen dagelijks rechtstreeks in de boekhouding worden getoond. Zo kun je makkelijk boekingen koppelen aan de betreffende bij- en afschriften. Een geautomatiseerde boekhouding maakt ook het indienen van de BTW-aangfte een stuk makkelijker. Je kunt deze zelfs grotendeels geautomatiseerd laten invullen.   Bijkomend voordeel van online pakketten is het werken in de cloud, met automatische back-ups en toegang tot je gegevens vanaf iedere computer, tablet of smartphone. Zo kan ook je compagnon of medewerker ermee aan de slag. Ook de accountant kan ermee werken, bijvoorbeeld voor specifieke taken als de salarisadministratie en advisering. 

Met een boekhoudpakket staat de winst- en verliesrekening die de Belastingdienst jaarlijks vereist binnen de kortste keren tot je beschikking. Maar een écht slim boekhoudprogramma presenteert deze cijfers over iedere gewenste periode, compleet met een vergelijking met dezelfde periode vorig jaar. Zo wordt een slimme boekhouding een onmisbaar hulpmiddel om sturing te geven aan het bedrijf.

Zo doe ik de boekhouding

Eric Harder, De Pintelier, Groningen
Vloeroppervlak - 120 m2
Terras - 70 stoelen
Prijs pils (vaasje) - € 2,60
Aantal personeelsleden - 16
Doelgroep/publiek - 21 (zolang je het leuk vindt)

"Ik werk met een pakket van het accountantskantoor. Daarmee besteed ik ongeveer vier uur per week aan het invoeren van facturen en het controleren van betalingen. Bij het maken van mijn jaarplan kan ik veel informatie uit het pakket halen: het aantal hectoliters bier bijvoorbeeld en de verkoop van andere dranken. Ik kijk altijd het totaalplaatje na. Mijn tip: gebruik een kassasysteem dat je kunt integreren met je boekhouding en waarmee je in de cloud kunt werken. Mijn personeel appt altijd de kasdagstaat naar mij. Als er verschillen zijn, zie ik dat meteen."
 

Jimmy Croymans en Marjan van Dijk, Cafe 't Ponton, Kampen
Vloeroppervlak - 40 m2
Terras - 120 m2
Prijs pils (vaasje) - € 2,60
Aantal personeelsleden - 5
Doelgroep/publiek - Vaste borrelgasten bruincafé en toeristen

"Onze kasboekhouding doen we in Excel. Daarin voeren we de bonnetjes van elke dag in, alles wat in en uit het bedrijf gaat. De verdere berekeningen doet de boekhouder. Het kost me circa 10 uur per maand om de kasboekhouding inzichtelijk te maken en de facturen te sorteren. Meestal doe ik dat op het laatste moment, één keer per kwartaal. Er is geen koppeling met de kassa. Ik ben ervan overtuigd dat er meer mogelijkheden zijn, maar ik vind het makkelijk zoals we het nu doen. Het werken in Excel zorgt dat je fouten snel opmerkt. Je krijgt elke factuur twee keer onder ogen: als je hem betaalt en als je hem invoert. Een slordigheid kun je meteen corrigeren. Mijn tip: durf vragen te stellen aan je boekhouder. Die kent vaak kleine regels die je veel kunnen besparen."
 

Schrijf gratis in voor de nieuwsbrief

Ontvang wekelijks de nieuwsbrief!

Overig nieuws

Events Koffie & thee
Zijn we allemaal al klaar voor Nationale Koffiedag?

Op dinsdag 24 september 2019, de vierde dinsdag van september, is het Nationale Koffiedag. Hét moment om op deze dag samen een kop koffie te drinken en ideeën uit te wisselen. Ook over de herkomst van de koffie. Meer dan driekwart van de Nederlandse medewerkers (84%) vindt dat lekkere ko...

Awards Cocktails
Andrei Talapanescu van Pulitzer's Bar uitgeroepen tot Patrón Perfectionist Benelux 2019

Andrei Talapanescu, Head Bartender Pulitzer’s Bar, is uitgeroepen tot Patrón Perfectionist van de Benelux tijdens de Patrón Perfectionists cocktailcompetitie. Hij wist de jury te overtuigen van zijn kwaliteiten tijdens de Benelux finale in de Vondelkerk in Amsterdam en draagt nu ...

Opening Koffie & thee
30ml Coffee Roasters wordt lid van Amsterdam Roasters

30ml Coffee Roasters zal zich gaan vestigen bij Amsterdam Roasters in Amsterdam Noord en zal de faciliteiten en koffiebranders gebruiken om de koffie te branden voor hun franchise bedrijven. Frans Kooijman, CEO: "De reden voor 30ml om lid te worden van Amsterdam Roasters is vanwege de samenwerk...

Events Rotterdam
Atoll Rotterdam viert haar 10-jarig jubileum met een 3-daags verjaardagsfeest

Na een filmpje bij de Pathé even een balletje slaan of een drankje nuttigen? Menig Rotterdammer kan beamen dat Atoll de perfecte uitvalbasis is voor een compleet avondje uit. De loungeclub is inmiddels uitgegroeid tot een Rotterdams begrip. En dat kan ook niet anders, want Atoll bestaat dit j...

Bier
Kasteel Maurick Vught introduceert eigen kasteelbier met Oranje-Spaanse noot

Kasteel Maurick in Vught introduceert een ambachtelijk gebrouwen kasteelbier met de naam Heerlijke Hendrik. Het bier is geïnspireerd op prins Frederik Hendrik van Oranje die vanuit Kasteel Maurick in 1629 de strijd tegen de Spanjaarden leidde tijdens de belegering van ’s-Hertogenbosch. He...

Drinks Cocktails Events
Helder Fortes Silva wint cocktailwedstrijd Jeneverfestival

Afgelopen weekend vond het Jeneverfestival plaats in dé jeneverhoofdstad van de wereld: Schiedam. Ruim 550 bezoekers waren aanwezig om alles te leren over jenever. Zo’n 18 distillateurs, 30 merken en meer dan 50 producten presenteerden zich in de Grote – of Sint. Janskerk. Het ...

Meer nieuws

Schrijf gratis in voor de nieuwsbrief

Ontvang wekelijks de nieuwsbrief!

Lees Nu
Horeca & Recht
Nieuwsbrief ontvangen

Copyright 2019 - Uitgeverij PS

Uitgave door: