Slim! Boekhouden: Het grootboek als gids voor de ondernemer

11 april 2017 | Redactie

Boekhouden moet van de fiscus, maar levert ook verrassend veel cruciale informatie op voor de ondernemer. Het loont de moeite om tijd en aandacht te investeren in de keuze van een goed systeem. Een slimme boekhouding voldoet aan de wettelijke eisen, kost weinig tijd en helpt je onderneming naar een volgend level.

DOWNLOAD HIER GRATIS DE LAATSTE EDITIE VAN DE CAFÉKRANT

Beginnende ondernemers staan voor de keuze of ze hun boekhouding zelf doen of uitbesteden. Volledig zelf doen is voor de meeste horecaondernemers niet weggelegd, maar zelf de mutaties verwerken is wel aan te raden. Niet alleen om te weten wat er gebeurt in de onderneming, maar ook omdat het goedkoper is om bepaalde taken zelf te doen, zoals facturen invoeren en betalen en bankmutaties bijhouden. Wie deze gegevens zelf door de handen laat gaat, heeft meer feeling van wat er omgaat in de onderneming. 

Kleine bedrijven beginnen vaak met spreadsheets, waarvoor de boekhouder het stramien aanlevert. Deze hebben een belangrijke functie. Ze geven een helder overzicht en bieden bovendien de mogelijkheid om per periode bepaalde gegevens boven water te halen, zoals de ontvangen en betaalde BTW, de verschillende kostenposten en de resultaten. 

Werken met software
Hoewel boekhouden met spreadsheets makkelijk is aan te leren, kost het toch meestal meer tijd dan een ondernemer lief is. Een (online) boekhoudpakket biedt meer gemak. Afhankelijk van het systeem dat je kiest, kun je hierin bijvoorbeeld facturen en bonnen inscannen en automatisch laten lezen, zodat je de boeking zelf niet meer hoeft in te vullen, maar alleen hoeft te controleren. Bankgegevens kunnen dagelijks rechtstreeks in de boekhouding worden getoond. Zo kun je makkelijk boekingen koppelen aan de betreffende bij- en afschriften. Een geautomatiseerde boekhouding maakt ook het indienen van de BTW-aangfte een stuk makkelijker. Je kunt deze zelfs grotendeels geautomatiseerd laten invullen.   Bijkomend voordeel van online pakketten is het werken in de cloud, met automatische back-ups en toegang tot je gegevens vanaf iedere computer, tablet of smartphone. Zo kan ook je compagnon of medewerker ermee aan de slag. Ook de accountant kan ermee werken, bijvoorbeeld voor specifieke taken als de salarisadministratie en advisering. 

Met een boekhoudpakket staat de winst- en verliesrekening die de Belastingdienst jaarlijks vereist binnen de kortste keren tot je beschikking. Maar een écht slim boekhoudprogramma presenteert deze cijfers over iedere gewenste periode, compleet met een vergelijking met dezelfde periode vorig jaar. Zo wordt een slimme boekhouding een onmisbaar hulpmiddel om sturing te geven aan het bedrijf.

Zo doe ik de boekhouding

Eric Harder, De Pintelier, Groningen
Vloeroppervlak - 120 m2
Terras - 70 stoelen
Prijs pils (vaasje) - € 2,60
Aantal personeelsleden - 16
Doelgroep/publiek - 21 (zolang je het leuk vindt)

"Ik werk met een pakket van het accountantskantoor. Daarmee besteed ik ongeveer vier uur per week aan het invoeren van facturen en het controleren van betalingen. Bij het maken van mijn jaarplan kan ik veel informatie uit het pakket halen: het aantal hectoliters bier bijvoorbeeld en de verkoop van andere dranken. Ik kijk altijd het totaalplaatje na. Mijn tip: gebruik een kassasysteem dat je kunt integreren met je boekhouding en waarmee je in de cloud kunt werken. Mijn personeel appt altijd de kasdagstaat naar mij. Als er verschillen zijn, zie ik dat meteen."
 

Jimmy Croymans en Marjan van Dijk, Cafe 't Ponton, Kampen
Vloeroppervlak - 40 m2
Terras - 120 m2
Prijs pils (vaasje) - € 2,60
Aantal personeelsleden - 5
Doelgroep/publiek - Vaste borrelgasten bruincafé en toeristen

"Onze kasboekhouding doen we in Excel. Daarin voeren we de bonnetjes van elke dag in, alles wat in en uit het bedrijf gaat. De verdere berekeningen doet de boekhouder. Het kost me circa 10 uur per maand om de kasboekhouding inzichtelijk te maken en de facturen te sorteren. Meestal doe ik dat op het laatste moment, één keer per kwartaal. Er is geen koppeling met de kassa. Ik ben ervan overtuigd dat er meer mogelijkheden zijn, maar ik vind het makkelijk zoals we het nu doen. Het werken in Excel zorgt dat je fouten snel opmerkt. Je krijgt elke factuur twee keer onder ogen: als je hem betaalt en als je hem invoert. Een slordigheid kun je meteen corrigeren. Mijn tip: durf vragen te stellen aan je boekhouder. Die kent vaak kleine regels die je veel kunnen besparen."
 

Schrijf gratis in voor de nieuwsbrief

Ontvang wekelijks de nieuwsbrief!

Overig nieuws

KHN Coronacrisis
Horeca eerder dicht? ''Buitenproportioneel!''

Koninklijke Horeca Nederland vindt het voornemen van het kabinet om horeca in de Randstad (in zes veiligheidsregio's waar het aantal besmettingen met het coronavirus snel stijgt) waardeloos. Dirk Beljaarts, directeur van KHN noemt het in het NOS Radio 1 Journaal 'buitenproportioneel' en ...

KHN Coronacrisis
KHN vreest extra coronamaatregelen in grote steden

Gisterenavond bereikte Koninklijke Horeca Nederland (KHN) het signaal dat er in enkele Nederlandse regio’s extra coronamaatregelen worden ingevoerd, die mogelijk ook voor de horeca zullen gelden. Via verschillende bronnen heeft KHN vernomen dat een verplichte horecasluiting om 24:00 voor een a...

Nice 'n Easy
De verschillen tussen THT en TGT

De NVWA controleert of bedrijven die zich met eten bezig houden zich aan de wetten en regels houden. Op de website van dit overheidsorgaan legt de NVWA de verschillen uit tussen ‘ten minste houdbaar tot’ en ‘te gebruiken tot.’ In de meeste gevallen stelt de fabrikant van h...

Amsterdam Cocktails
Tess Posthumus en Timo Janse openen cocktailbar Dutch Courage

In coronatijd een bar beginnen? Wereldwijd bekroonde bartenders Tess Posthumus en Timo Janse doen het. Waar coronamaatregelen de verbouwing flink vertraagden, opent cocktailbar Dutch Courage vanaf 14 september officieel de deuren. De cocktailbar op de Amsterdamse Zeedijk 12 is een ode aan jenever en...

Economie Coronacrisis
Aantal werkenden in horeca weer terug op pre-corona niveau

Het aantal werkenden in de horeca is weer terug op het niveau van voor de lockdown. De zomergroei blijft in de meeste horecasectoren echter steken. Dat blijkt uit onderzoek van het aantal ingeroosterde medewerkers van roosterplanning- en flexwerkbureau voor horecawerknemers L1NDA. Aan de hand van ee...

Columns
Waarom zou je niet tegen de stroom in zwemmen?

Ik ben geen luistervink, maar in de trein is het vaak onmogelijk om een gesprek niet op te vangen. Zo ook het gesprek van twee meiden aan de andere kant van de coupé. "Ik rook 4 pakjes sigaretten per week. Soms baal ik zo van mezelf. Ik ga gewoon geen sigaretten meer kopen en niet mee...

Meer nieuws

Schrijf gratis in voor de nieuwsbrief

Ontvang wekelijks de nieuwsbrief!

Lees Nu
Horeca & Recht
Nieuwsbrief ontvangen

Copyright 2020 - Uitgeverij PS

Uitgave door: