Moet je digitale kassagegevens bewaren?

11 november 2015 |
Moet je digitale kassagegevens bewaren?<

Op de vraag 'Moet je als horeaondernemer digitale kassagegevens bewaren?' is het antwoord 'ja'. Digitale detailgegevens uit
een kassa moeten bewaard blijven, zodat de Belastingdienst een efficiënte controle kan uitvoeren. Dit zegt de Hoge Raad in een recente uitspraak. Belangrijk is dat de ondernemer door de Hoge Raad zelf verantwoordelijk wordt gehouden voor het goed bewaren van digitale detailgegevens, ook als zijn afrekensysteem onvoldoende geheugencapaciteit heeft.

Wat staat hierover in de wet?
De kern van de administratieplicht van een ondernemer is geregeld in AWR art. 52. De wet zegt dat een ondernemer een administratie moet voeren die past bij de aard en omvang van de onderneming. Ook is de ondernemer verantwoordelijk voor het bewaren van gegevens en om deze bij controle aan te leveren bij de Belastingdienst, zodat zij binnen redelijke tijd een controle kan uitvoeren.

Wat houdt de uitspraak van de Hoge Raad in?
Door technologische ontwikkelingen, zoals kassabediening vanaf mobiele telefoons en opslag in de cloud, veranderen de eisen aan een administratie. Bij sommige kassa’s worden de detailgegevens elke week overschreven om geheugen te besparen. De Hoge Raad bevestigt echter in zijn uitspraak dat de detailgegevens nodig zijn voor een efficiënte controle. Een bedrijf moet binnen redelijke tijd gecontroleerd kunnen worden, zo is de redenering. Het nakijken van controlerollen zou teveel tijd kosten om de hoogte van de omzet te controleren. En om op artikelniveau het verband tussen inkopen en verkopen vast te kunnen stellen is informatie nodig over bestellingen, verkopen en betalingen. Vandaar de uitspraak dat detailgegevens uit een kassa bewaard moeten blijven. Het argument van de ondernemer dat de kassa onvoldoende capaciteit heeft om deze gegevens gedurende de bewaartermijn te bewaren, wordt door de rechter niet als excuus geaccepteerd.

Wat zijn de gevolgen van de uitspraak?
Als er bij controle een verschil van mening is over de omzet en de ondernemer kan de detailgegevens van de kassa niet digitaal aanleveren, dan kan dat ertoe leiden dat de Belastingdienst de administratie verwerpt. Het gevolg is dat de bewijslast wordt omgekeerd en verzwaard. Daarom adviseren de Belastingdienst en accountants ondernemers met toonbankverkeer om een moderne kassa aan te schaffen. Een moderne kassa ondersteunt het bedrijfsproces en bewaart de geregistreerde gegevens, digitaal, in detail.

Keurmerk Betrouwbaar Afrekensysteem
Softwareontwikkelaars, leveranciers en accountants hebben samen met de Belastingdienst een norm ontwikkeld voor kassa’s: het Keurmerk Betrouwbaar Afrekensysteem. Een keurmerkkassa geeft een volledig, duidelijk en inzichtelijk rapport van de geregistreerde omzet, voorziet in de wettelijke bewaarplicht, maar geeft ook inzicht in omzet en voorraad en faciliteert in controle op het personeel. Deze zekerheden bieden een belangrijke bijdrage aan een betrouwbare bedrijfsvoering.

Kijk voor meer informatie op www.keurmerkafrekensystemen.nl
Christel Tuin

Schrijf gratis in voor de nieuwsbrief

Ontvang wekelijks de nieuwsbrief!

Overig nieuws

Video
Op reportage: Eetcafé De Poort

Net buiten het centrum van Utrecht staat het gezellige eetcafé De Poort. Iedereen die in Utrecht woont kent dit café en komen er ook regelmatig. De Poort zorgt voor een uniek huiskamergevoel waar je kan uitrusten, bijkletsen en lekker eten en drinken. "Onze naam komt doordat ...

Bier Brouwerijen
Vier brouwerijen sluiten zich aan bij Nederlandse Brouwers

Brouwerij Two Chefs Brewing, Kompaan Dutch Craft Beer Company, Brouwerij Noordt en Brouwerij Duvel Moortgat Nederland zijn per februari 2020 lid bij Nederlandse Brouwers. Hiermee telt de vereniging Nederlandse Brouwers voortaan veertien leden, die samen ruim 95 procent van de bierproductie in Nederl...

PUZO bar opent haar deuren in Amsterdam

PUZO maakt uitsluitend gebruik van duurzame producten van hoogstaande kwaliteit. Geen junkfood, maar fusion recepten bereid met natuurlijke ingrediënten. Zo puur mogelijk, zonder onnodige extra’s. Goed voor jou en de wereld om je heen. PUZO’s zijn driehoekige rijstpakketjes met daa...

Columns Bier
Column Richard Moerkerk: Vader Jacob ...

Het mooie aan bier is dat het verweven zit in veel van ons dagelijks leven. Bijvoorbeeld in (straat)namen, kinderliedjes of uitdrukkingen in de Nederlandse taal. Metten zijn ochtendgebeden van monniken. Het woord stamt af van het Latijnse matutinus, dat ‘ochtend’ betekend. De metten z...

Opening Rotterdam
Maritiem museum gooit het roer om met eigen horeca

Het Maritiem Museum Rotterdam opent een gloednieuw café op zaterdag 22 februari. Vanaf dat moment baat het museum zijn horeca zelf uit om de bezoekerservaring nog beter te maken, nadat eind vorig jaar ook de museumwinkel in eigen beheer is genomen. Het café draagt de naam ‘Het La...

Events Brouwerijen
Heineken terug als hoofdsponsor van SAIL

Heineken verbindt zich als hoofdsponsor aan de jubileumeditie van SAIL, van 12 tot en met 16 augustus voor de 10e keer in Amsterdam. De brouwer was in 1975 al betrokken bij de start van SAIL, toen vanwege het 700-jarig bestaan van Amsterdam. Als Nederlands icoon met de wortels in Amsterdam wil Heine...

Meer nieuws

Schrijf gratis in voor de nieuwsbrief

Ontvang wekelijks de nieuwsbrief!

Lees Nu
Horeca & Recht
Nieuwsbrief ontvangen

Copyright 2020 - Uitgeverij PS

Uitgave door: