Kosten besparen met een goede boekhouding

28 juni 2017 | José Mast

Boekhouden, dat doe je toch voor de fiscus? Dat is wat vooral beginnende ondernemers denken. Maar ervaring leert dat een goede registratie goud waard is. Kloppende cijfers zijn niet alleen voer voor belastinginspecteurs, maar bieden ook een schat aan informatie voor de ondernemer. Twee horeca-accountants adviseren.

DOWNLOAD GRATIS DE NIEUWSTE EDITIE VAN DE RESTAURANTKRANT

Een geoliede boekhouding die doelmatig en consequent wordt bijgehouden is een zeldzaamheid in de horeca, weten horeca-accountants. En dat is zonde. “Een succesvolle restaurateur heeft actuele en betrouwbare managementinformatie nodig. De belangrijke KPI’s zijn omzet, bruto marge en personeelskosten. Een ondernemer die daarop stuurt heeft meer dan 90 procent kans op succes. Ik heb vijf of zes klanten die het netjes doen. Die zie je winstgevender worden.” Dat zegt Mark Tamsma, directeur van Horeca Accountancy in Rotterdam. De lastigste en tegelijkertijd invloedrijkste van deze drie factoren is de bruto marge. “Ga maar na. Een afwijking van de bruto marge van 2 procent betekent bij een omzet van 8 ton maar liefst 16.000 euro. Dat zijn harde knikkers, waar je graag grip op wilt hebben.”

Bonnetjes op de foto
Om de bruto marge elke maand inzichtelijk te hebben, is een goede boekhouddiscipline noodzakelijk. Aangezien de bruto marge tot stand komt op basis van facturen van verschillende leveranciers, komt daar heel wat bij kijken. Eén ontbrekende factuur kan al leiden tot verkeerde conclusies. 

Een eerste vereiste is alle facturen digitaal te laten versturen op maandbasis. Door alle leveranciers het juiste mailadres te geven, kun je de facturen rechtstreeks bij het boekhoudpakket laten binnenkomen. Vraag ook lokale leveranciers op deze manier te werken. 

De grootste valkuil zijn de kleine bonnetjes, die iedere horecaondernemer kent. “De rabarber is op en de kok neemt even wat geld uit de kassa om bij de supermarkt rabarber te kopen. In veel gevallen verdwijnt zo’n aankoop uit de administratie. Als dat één keer gebeurt, is dat nog niet zo erg, maar bij de meeste restaurants gebeurt het vaker,” weet Mark Tamsma.

Het beste is om contant betaalde impulsaankopen te beperken. Maar als je dan toch een papieren bonnetje hebt: elk boekhoudpakket heeft de mogelijkheid om er een foto van te maken om het zo toch in digitale boekhouding op te nemen. “Vraag de kok en ander personeel om daar een gewoonte van te maken,” drukt Tamsma ondernemers op het hart.

Bederf registreren
Niet alle inkopen leiden tot verkopen. Dat is niet alleen jammer, maar ook vertroebelend voor je boekhouding. Een goede registratie voorkomt dit. Boek weggegooide biefstukken onder bederf. Ze beïnvloeden dan niet de bruto marge. Om dezelfde reden moeten personeelsconsumpties altijd als eigen gebruik worden aangeslagen op de kassa en dat wordt nog wel eens vergeten. Als het gaat om frisdrank is dat op te lossen door voor het personeel PET-flessen te kopen, zodat het onderscheid duidelijk is. Maar koffie en thee is meestal niet te scheiden. Tamsma: “Aan het begin van de shift gaat het vaak nog goed, maar in de hectiek vergeten medewerkers het vaak. Ondernemers zelf doen het vaak geen haar beter. Zelf het goede voorbeeld geven is een eerste vereiste.”

Hou de fiscus op afstand
Op een extra controle door de Belastingdienst zit niemand te wachten. Het boekenonderzoek bij de accountant kan zo twee à drie dagen duren, met alle kosten van dien. Een nette boekhouding en goede betaalgewoonten kunnen de controles tot een minimum beperken, zegt Joyce den Harder, accountant bij Euregio Habetsroyen in Valkenburg. “De fiscus controleert digitaal. Daarbij let hij op de bruto marge, of die stabiel is en in lijn met het branchegemiddelde. Schommelt de marge of is die lager dan het branchegemiddelde, dat zijn dat triggers voor een extra controle. Zorg dus dat eigen gebruik of bederf je marge niet vertroebelen.”

Ondernemers die het eigen gebruik niet kunnen bewijzen, lopen het risico op een naheffing omzetbelasting, inkomstenbelasting en/of vennootschapsbelasting. De accountant kan de schade soms beperken, maar ook dat brengt kosten met zich mee. Een gedisciplineerde registratie kan veel ellende voorkomen. 

Dubbel werk voorkomen
Joyce den Harder schat dat tachtig procent van de restaurants die zij als klant heeft werken met een kassasysteem. “Dat is handig, want dan is de dagomzet meteen geregistreerd, inclusief contante betalingen. Het is geen hogere wiskunde. Je hoeft maar één keer je omzetgroepen en betaalmogelijkheden in te stellen, inclusief kortingsbonnen, en je kunt er probleemloos mee werken. Een kasverschil zie je nog dezelfde dag, zodat je meteen je personeel daarop kunt aanspreken.”

De keerzijde is dat maar tien procent van deze ondernemers de kassa gebruikt waarvoor die is bedoeld: een koppeling maken met het kasboek. “Daardoor halen veel bedrijven zich extra werk op de hals. Een koppeling bespaart tijd en geld, want ook de boekhouder hoeft hierdoor minder uren te maken. Bovendien maak je een betere beurt wanneer de Belastingdienst op controle komt. Het kasboek moet dagelijks actueel zijn, dus wanneer je de laatste maand nog moet bijwerken, is dat niet in je voordeel.”

Boekhouden is dus geen noodzakelijk kwaad, maar een onmisbaar onderdeel van je onderneming. Een goede boekhouding leidt tot gezondere bedrijven die langer blijven bestaan.

Tip van Joyce den Harder

Hou niet alleen je omzet bij, maar ook de omstandigheden, zoals het weer, feestdagen en evenementen. Dan heb je voor volgend jaar een geheugensteuntje voor je inkoop en je personeelsinzet. 

Tip van Mark Tamsma

Werk gerust met lokale leveranciers, maar stel als voorwaarde dat ze maandelijks en digitaal factureren.

Schrijf gratis in voor de nieuwsbrief

Ontvang wekelijks de nieuwsbrief!

Overig nieuws

Columns
Column: licht aan het einde van de tunnel…

Het lijkt het nieuwe mantra te zijn van Mark en Hugo, maar volgens mij hebben we nog heel veel bochten te nemen voordat we het licht aan het verre einde kunnen zien. Tot nu toe ga ik nog op de tast door het leven en duurt het heel lang voordat we ‘we zijn er bijna’ mogen zingen. De du ...

Achtergronden Gastronomie
Horecaondernemer Han Ji over de horecatrends in 2021

2020 was voor horecaondernemers een onstuimig jaar, om het zacht uit te drukken. De komst van het coronavirus zorgde ervoor dat de horeca meerdere malen de deuren moest sluiten, ondernemers inkomsten misliepen, en creativiteit en support van de (lokale) consument een must was om te overleven. Wat st ...

Drinks Corona
2020 was ook voor bierbrouwers een rampjaar

De bierverkoop is in Nederland in 2020 met 14% gedaald ten opzichte van 2019. In de horeca en evenementenbranche was de daling zelfs ruim 58%. Dit is uiteraard het gevolg van de COVID-19-maatregelen. Sinds het (opnieuw) sluiten van de horeca in oktober zien we dat de verkoop van bier daar met 89% is ...

Wet- en regelgeving Corona
NOW 3: helft toekenningen naar horeca en detailhandel

UWV heeft in totaal ruim 77.000 aanvragen toegekend voor de derde periode van de Tijdelijke Noodmaatregel Overbrugging Werkgelegenheid (NOW). Deze werkgevers hebben samen zo’n 1,3 miljoen mensen in dienst. Inmiddels heeft UWV 1,7 miljard euro aan voorschotten overgemaakt aan deze werkgevers. D ...

Wet- en regelgeving Corona
Horeca zeker tot 9 februari gesloten, hotels wel open

De horeca blijft nog zeker tot 9 februari gesloten, hotels mogen wel 'gewoon' open blijven. Dat maakte premier Mark Rutte zojuist bekend tijdens de persconferentie. Hotels mogen naast zakelijke gasten, ook recreatieve gasten ontvangen. Eerder meldde De Telegraaf dat hotels de dupe zouden ...

Columns Ondernemen
Column Monique van Gevelt: Bivakkeren in onze eigen bubbel

‘The Future is private’ was een uitspraak van de Facebook-eindbaas Mark Zuckerberg in 2019. Achteraf gezien een waarheid als een koe als je het mij vraagt. Want al bijna een jaar is ons privédomein ons enige leefgebied. En vooral in deze winterse lockdown verkeren wij enkel in hui ...

Meer nieuws

Schrijf gratis in voor de nieuwsbrief

Ontvang wekelijks de nieuwsbrief!

Nieuwsbrief ontvangen

Copyright 2021 - Uitgeverij PS

Uitgave door: